Ich bin von Beruf Softwareentwickler und daneben auch Buchautor. Beide Tätigkeiten kann man sehr gut zuhause durchführen, oder wie es neudeutsch heißt im „Homeoffice“. Für diesen Fall gibt es die Regelung im Steuerrecht des „häuslichen Arbeitszimmers“. Ich will in diesem Beitrag mal beschreiben, wie ich dies handhabe und es bisher auch vom Finanzamt akzeptiert wurde.
Zur Abschätzung für Arbeitnehmer: Es gibt für Arbeitnehmer eine Pauschale, die Werbekostenpauschale. Sie liegt 2019 bei 1.000 Euro. Man sollte, bevor man das Arbeitszimmer bei der Steuer geltend macht, prüfen ob die Gesamtausgaben für den Beruf (dazugehören z.B. auch Fahrtkosten) nicht unter der Pauschale liegen. Das ist wegen der geringen Höhe aber meistens nicht der Fall.
Das Wichtigste ist, das das Arbeitszimmer wirklich ein eigenes Zimmer sein muss. Es reicht also nicht, einen Schreibtisch in eine Ecke im Wohnzimmer zu stellen. Es muss ein abgeschottetes Zimmer sein. Ansonsten gibt es aber keine Vorschriften. Sie können also durchaus den größten Raum im Wohnzimmer als Arbeitszimmer nutzen, was zumindest geht, wenn sie Single sind. Möglich, wenn auch nicht gerade für die Arbeit empfehlenswert sind Kellerräume oder Dachgeschossräume.
Klar ist, dass man direkte Anschaffungen für das Büro absetzen kann. Viele fallen aber in andere Kategorien wie Verbrauchmaterial (Druckertinte, Papier, Stifte), Gerätschaften (Drucker, Computer). Bei teureren Bürogeräten und Anschaffungen kommt dann noch die Grenze ins Spiel, ab der man die Anschaffungen auf mehrere Jahre verteilen muss. Die Grenze liegt 2019 bei 952 Euro Netto oder, wenn Sie die Mehrwertsteuer separat abführen müssen, bei 800 Euro Brutto. Unterhalb dieser Summe kann man das Gerät ganz im Anschaffungsjahr abschreiben, ansonsten über mehrere Jahre, wobei das immer komplizierter wurde. So muss man inzwischen auch den Anschaffungsmonat angeben, weil das im ersten Jahr monatsweise berechnet wird – wer im Januar etwas kauft, kann es also mit dem vollen Jahresbetrag absetzen, im Dezember aber nur mit einem Zwölftel.
Man sollte auch an die Möbel denken, soweit sie für die Arbeit nötig sind. Das sind Dinge wie Schreibtisch, Regale, Schubladenschränke, Ablagen. Ich mache es so, dass ich neue Möbel erst mal fürs Arbeitszimmer kaufe. Wenn ich dann mal im Haus etwas Altes entsorge und neue Möbel brauche (zumindest wenn sie in die obigen Kategorien fallen, also eine Couch geht da nicht), dann nehme ich die aus dem Büro und schaffe dafür für das Arbeitszimmer neue an. Das sollte man nicht übertreiben. Mindestens 3 Jahre sind die Möbel immer im Büro.
Der nächste große Punkt sind die Betriebskosten. Wer eine Wohnung hat, der hat natürlich auch laufende Ausgaben: für Strom. Wasser, Warmwasser und Heizung. Wer Mieter ist, hat es hier etwas besser als jemand dem das Haus oder die Wohnung gehört, denn in Mietswohnungen befinden sich für die Abrechnung Messgeräte, welche die Wärmeabgabe messen. Deren Stände werden in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen, wenn ihr Vermieter ihnen nur die Gesamtsumme übermittelt, fragen sie ihn nach der Aufschlüsselung. Dann kann man über den Dreisatz den Verbrauch des Arbeitszimmers berechnen.
Wer wie ich ein eigenes Haus hat, der hat diesen Komfort nicht. Dann muss man den Verbrauch abschätzen. Meine Vorgehensweise ist es, den Gesamtverbrauch in Form von Kosten für Heizöl auf die Fläche umzurechnen. Die Fläche des Arbeitszimmers liefert der Grundriss und man setzt ihn zur gesamten beheizten Fläche in Relation. Wichtig: zu beheizten Fläche. Lassen sie also Räume weg wie das WC, wenn sie es nicht heizen. Wenn man, wie ich, nicht überall die gleiche Temperatur hat – die Diele wird bei mir nicht beheizt und bekommt eigentlich genug Wärme durch die Abgabe der Räume, das Schlafzimmer wird über zeitgesteuerte Thermostaten nur nachts beheizt und das Bad nur, wenn ich bade, das sind in der Woche nur einige Stunden, dann setzt man die Zeit, in der die Heizung an ist zur Gesamtzeit in Relation und multipliziert die Fläche. Bei mir sieht das so aus: Schlafzimmer 10 h am Tag bei 14 m² Fläche macht auf einen Tag heruntergerechnet 10/24 * 14 = 5,83 m² für die Flächenberechnung.
Bei reduzierter Intensität nimmt man die Faustformel für die Heizungskosten – 1 °C mehr = 10 % höhere Kosten zur Rate. Wenn ein Raum also ganztägig nur 16 °C hat, ansonsten die Wohnung aber 20 °C, dann braucht er 40 % weniger Heizung als der Rest der Wohnung.
Beim Strom-, Kaltwasser- und Warmwasserverbrauch gibt es nur einen Zähler, da muss man in jedem Fall die Flächenmethode anwenden. Da dies aber bedeutend kleinere Posten sind, reicht es hier einfach die anteilige Fläche zu nehmen. Auch hier zumindest beim Strom Räume abziehen, in denen nur Licht installiert ist und sonst keine elektrischen Geräte. Besser ist es, beim Strom sich einen Energiekostenmesser zu kaufen. Ich habe gute Erfahrungen mit dem Logilink EM0002 gemacht, der auch von der Zeitschrift ct in der Ausgabe 26/2018 als preisgünstig mit kleinem Fehler gelobt wird. Denn die ganze Elektronik im Büro verbraucht nicht wenig Strom. Obwohl ich relativ stromsparende Geräte einsetze, sind diese für 24,3 % des Stromverbrauchs verantwortlich, während der Flächenanteil des Büros nur 16 % beträgt. Dazu einfach das Gerät vor die Steckdosenleiste setzen und einen Tag laufen lassen, das deckt dann auch die Zeiten im Standby ab. Dann die Angabe mit 365 multiplizieren und man hat den jährlichen Stromverbrauch. Natürlich ist dann die Anschaffung eines Energiekostenmessers eine Betriebsausgabe.
Bei der Telefonrechnung geht das Finanzamt genauso wie beim Internetzugang auch von einer privaten Nutzung aus. Sie können die Kosten also nur zur Hälfte geltend machen, außer sie haben gute Gründe. Da gibt es zwei Tricks. Entweder sie schaffen sich nur ein Handy nur für die Geschäfte an und trennen das vom privaten Handy. Dann fällt auch die Abrechnung leichter. Oder sie können das Finanzamt überzeugen, das die Ausgaben voll und ganz Betriebsausgaben sind. Das war bei mir der Fall. Ich muss auch die Ausgaben aus Backlink-Marketing versteuern. Damit man eine Website betreiben kann und überhaupt Einnahmen aus dieser hat, benötigt man natürlich einen Internetzugang, der bei mir praktischerweise auch mit Telefonflatrate ist.
Seit letztem Jahr reicht mein Büro nicht mehr aus. Vor allem die Gerätschaften werden immer mehr – zwei Drucker, ein NAS, ein zweites Regal mit Fachliteratur und Software. Weil es so auch laut wird, habe ich NAS und die Drucker ins Kellergeschoss verbannt. Natürlich sind die Kosten dafür absetzbar – die Geschossdecke musste durchbrochen werden, um eine 10-GBit-Ethernetleitung zu legen (NAS und Router schaffen nur 1 GBit/s, aber da die Kabel für 10 Gigabit nur wenig teuerer las für 1 GBit sind, rate ich jedem auf Zukunft zu planen. Ebenso wichtig – das Kabel sollte lang genug sein. Ich kam auf etwa 15 m Strecke, habe aber ein 20m Kabel gekauft, die restlichen Meter verschwinden hinterm Schrank, aber wie sich zeigte, sind nur 3 m übrig, 20 m hätten also nicht gereicht. Nun ist aber mein Kellerraum, dort stören die Geräte wegen dem Lärm nicht, und werden noch dazu besser gekühlt ebenfalls ein Teil meiner Betriebsstätte – wenn das Finanzamt schon darauf besteht, dass ich einen Betrieb habe, dann kann man auch die Ausgaben für diese Betriebsstätte geltend machen. Beheizt wird der Kellerraum nicht, aber bei den Stromkosten habe ich ihn mit eingerechnet.
Der größte Batzen wird, wenn sie ihr Haus noch nicht steuerlich abgeschrieben haben, natürlich die Abschreibung sein, bzw. wenn sie noch Kredite abzahlen, können diese steuerlich geltend gemacht werden. Mieter nehmen dafür dann ihre Kaltmiete. Auch hier macht man den Anteil an der Fläche fest. Nachdem ich festgestellt habe, das meine Versicherung bei der Flächenberechnung alle Wege (Diele, Treppenhaus) im Haus nicht mit einschloss habe ich auch das bei der Steuer so gemacht, was die Fläche gleich um 12 % erhöhte.
Der wichtigste Tipp ist: keine Schere im Kopf ansetzen. Ich mache erst mal alles geltend, was ich für anteilige Ausgaben erachte. Mehr als Ablehnen oder Kürzen kann das Finanzamt nicht. Es ist schließlich nicht meine Aufgabe als Steuerzahlender alle Gesetze und Verordnungen zu kennen, sondern die der Finanzbeamten. Das Finanzamt weist mich ja auch nicht darauf hin, wo ich Steuern sparen könnte.
Artikel erstellt am 15.2.2019
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